A medida que nuestra empresa va creciendo, afortunadamente son cada vez más los proyectos que llegan a nuestras manos, por lo que muy a menudo debemos gestionar varios proyectos al mismo tiempo. Manejar correctamente el tiempo y los recursos de los que disponemos de forma adecuada, puede suponer un gran reto que debemos dominar si queremos entregar unos resultados óptimos propios de una empresa seria y profesional. Esto exige por nuestra parte una cuidadosa planificación que prácticamente nos garantice el éxito. Una de las herramientas más populares a la hora de aclarar cómo planificar su ejecución de forma correcta nuestros proyectos es el diagrama de Gantt.
¿Qué es el diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt u hoja de ruta de proyectos es una herramienta de planificación y gestión de proyectos, de todo tipo de tamaños, que ayuda a la visualización práctica de las tareas y principales hitos del proceso de desarrollo de estos.
Consiste en un gráfico de barras horizontales, cuya función es la de mostrar el cronograma de un proyecto, programa o trabajo. Es útil para establecer la programación de un proyecto, seguir su progreso y tener siempre presente el cronograma a cumplir. Cada una de las barras de un diagrama de Gantt representa una etapa del proceso o una tarea del proyecto, como también la duración de la tarea, que se ilustra a través de la longitud de la barra. Además, cada departamento o miembro se identifica a través de un código de colores, por lo que el diagrama de Gantt ofrece a los miembros del equipo una perspectiva general de cuál es el trabajo qué hay que hacer, quién lo hace y cuándo.
El diagrama de Gantt tiene su origen en el seguimiento de las tareas de los obreros en las fábricas, pero pronto pasó a emplearse para su cometido actual. En un principio, se hacían en papel, por lo que, si las fechas cambiaban sería necesario rehacerlos. Tiempo después, empezaron a usarse hojas de papel o bloques a modo de barras, para así poder moverlas de acuerdo con sus necesidades. Hoy en día, pueden actualizarse y sincronizarse con todos los miembros del equipo, de forma rápida y sencilla.
Cómo llevar a cabo un diagrama de Gantt
Hacer un correcto diagrama de Gantt puede ser algo muy útil para permitirnos planear y dar seguimiento de nuestro proyecto. No obstante, debemos saber cómo llevarlo acabo de forma adecuada para que no se torne en nuestra contra.
En primer lugar, será necesario definir el periodo de nuestro proyecto, ya que el diagrama de Gantt debe basarse en unas fechas de inicio y otras fechas de finalización. Es importante tener en cuenta que, pese a que el proyecto se entregue al cliente, normalmente la fecha final del periodo seguramente será posterior a la entrega, ya que por lo general debe existir cierto seguimiento del proyecto.
El segundo paso a la hora de elaborar un diagrama de Gantt es agregar tareas dentro del periodo general del proyecto, con sus respectivas fechas de inicio y final correspondientes. Estas subdivisiones temporales son importantes debido a que, si no se establecen, las tareas se verán como simples momentos en el tiempo y probablemente sea más difícil identificarlas. Durante el desarrollo del proyecto puede que queramos dividir estas tareas a su vez en elementos más concretos. Por ejemplo, podrían implementarse subtareas que correspondan a los contenidos que crea el departamento de diseño.
Seguidamente, debemos establecer de forma clara las dependencias. Uno de los aspectos positivos que permite el diagrama de Gantt es tener una representación visual de las dependencias entre tareas, es decir, saber qué tareas depende de otras y de cuáles. Normalmente, durante el desarrollo de un proyecto nos encontraremos con tareas que no pueden empezar hasta que otras se finalicen. Por ello, todos los equipos deben estar en la misma sintonía para garantizar el adecuado ritmo de trabajo sin que se produzcan interrupciones. Al establecer las dependencias entre estas tareas, todo el equipo puede saber en qué tareas pueden empezar a trabajar.
En cuarto lugar, identificamos los hitos. A diferencia de cómo se visualizan las tareas generalmente en un diagrama de Gantt, en forma de barras, los hitos o logros se representan como puntos fijos en el tiempo, que marcan la finalización de trabajos grandes. Ayudan a que el equipo conozca qué debe priorizar y cuál es su objetivo. Un logro puede ser, por ejemplo, finalizar el plan de marketing.
Finalmente, solo quedaría modificar el diagrama de Gantt a medida que cambian los planes. Normalmente planteamos nuestro cronograma con bastante optimismo y rara vez sale todo exactamente como lo habíamos planeado, por lo que tendremos adaptar inevitablemente nuestro programa.
Preparar un diagrama de Gantt no es una tarea sencilla y puede demandar mucho tiempo, de hecho, si pretendes usar una hoja de cálculo genérica para realizarlo, puede convertirse en algo tedioso e interminable. Este problema puede solucionarse mediante el uso de una plantilla específica para ello.
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